Seks råd for å heve svarprosenten i undersøkelser

Av Morten Bærnholdt Lund, Rambøll Management Consulting

Hvis du snart skal utføre en undersøkelse, har du sikkert allerede tenkt over spørsmålet: Hvordan får jeg høyest mulig svarprosent?

En høy svarprosent på undersøkelsen er avgjørende for om du kan omdanne datasettet til anvendelig og troverdig kunnskap. Men ta det med ro, du trenger ikke å være metodeekspert for å komme i gang. Her får du seks råd som hjelper deg å få så mange svar som mulig på din neste undersøkelse.

  1. Spør om de rette tingene
    Skjær til beinet og spør bare om det du skal ha svar på. Før du begynner å utarbeide undersøkelsen, er det viktig å definere formålet med den så presist som mulig. Når dette er på plass, er det mye lettere å se om hvert enkelt spørsmål i undersøkelsen faktisk bidrar til formålet. Hvis det er flere formål med undersøkelsen, er det ofte bedre å dele den opp og lage to eller flere undersøkelser og sende dem ut med et visst mellomrom. Korte og presise undersøkelser får høyere svarprosent enn lange og brede undersøkelser. Tenk at du selv er respondent: Ville ikke du også oppleve det som mer overkommelig å svare på noen få, presise spørsmål som er relevante for deg, enn en bredere undersøkelse som vil gjøre alt på én gang?

  2. Spør på riktig tidspunkt
    Det er ingen fasit på hva som er riktig tidspunkt, men sett deg i mottakerens sted og prøv å tenke deg når vedkommende kan forventes å ha en aktuell holdning til det emnet undersøkelsen skal dekke. Hvis du ser at dette tidspunktet ligger to uker frem i tid, kan det være verdt å vente. Du får flere og mer adekvate svar når emnet er aktuelt og relevant for mottakeren.
     
  3. Spør på en forståelig måte
    Hvis spørsmålene dine er lange og vanskelige å forstå, er risikoen større for at mottakeren misforstår dem, hopper over spørsmål eller rett og slett unnlater å besvare undersøkelsen. Bruk ord som er forståelige for alle i målgruppen, og unngå om mulig faguttrykk. Det kan være lurt å la en kollega eller venn i målgruppen prøve undersøkelsen og observere dennes reaksjon på hvert enkelt spørsmål. Det er naturlig å benytte sitt eget fagspråk, uten selv å legge merke til det. Tilbakemeldinger fra målgruppen kan bidra til å fjerne unødvendige faguttrykk samt spørsmål som ikke gir mening, eller som ikke er formulert på en hensiktsmessig måte.

  4. Bruk de rette kanalene
    Hvis du kjenner målgruppen for undersøkelsen, kan du også finne ut hvilke medier den bruker. Spørreskjemaundersøkelser kan i dag gjennomføres på mange forskjellige måter og steder, for eksempel ved hjelp av e-post, SMS, digital post, QR-koder og sosiale medier. Og du kan gjerne bruke flere medier samtidig. Når du treffer målgruppen på den plattformen der brukerne er, øker du muligheten for at de ser budskapet ditt, og for at de har tid og lyst til å svare. Hvis mottakerne kan svare mens de sitter på bussen til eller fra jobben, bør de kanskje få en e-post like før eller etter arbeidstid. Andre ganger vet du kanskje at du sender e-post til jobbadresser – da kan en e-postmelding ved lunsjtid være nyttig for å heve svarprosenten. Felles for alle metodene er at jo flere muligheter du kan gi kundene til å svare, desto mer sannsynlig er det at de svarer. Vurder for eksempel om den klassiske invitasjons-e-posten skal etterfølges av en påminnelse per SMS. Du vil bli overrasket over resultatene.

  5. Spør ved hjelp av logiske skalaer
    Det er viktig å bruke skalasvar med omtanke. Du kjenner selvfølgelig den klassiske skalaen fra «Svært enig» til «Svært uenig», og det er det en god grunn til. Den utmerker seg nemlig ved å være både lett gjenkjennelig og enkel for respondentene å tolke. Som med valg av spørsmål er det viktig å unngå misforståelser og forvirring hos mottakeren, så tenk deg grundig om, når du velger svarskalaer til spørreskjemaet. Hvis du er i tvil, bør du unngå å prøve å finne opp kruttet på nytt – bruk heller kjente og gjennomprøvde skalaer.

    1. Vi anbefaler generelt å bruke en skala der antallet svarmuligheter er et oddetall. Hvis antallet er et partall, er det umulig å plassere seg «i midten». Hvis det er der mottakeren ønsker å plassere seg, risikerer du å få et «vet ikke» i stedet for et reelt svar, eller enda verre, en ufullstendig besvarelse fordi mottakeren irriterer seg over skalaen og hopper av.

    2. Vi anbefaler å bruke skalaer og begreper som er oversiktlige og kjente for de fleste. Det kan være veldig vanskelig og tidkrevende for mottakeren å måtte forholde seg til en ny type skala eller en skala som er svært nyansert – så vanskelig og tidkrevende at vedkommende hopper av. Jo mindre tid respondenten trenger å bruke på å gjøre seg kjent med skalaene dine, desto bedre tid har de til å svare grundig på selve spørsmålene.

  6. Gi mottakeren en god opplevelse
    Dette rådet hever ikke svarprosenten på den første undersøkelsen du sender, men hvis mottakeren har hatt en god opplevelse med den første undersøkelsen din, er det større sannsynlighet for å få svar fra vedkommende neste gang du trenger hjelp. En god opplevelse kan være flere ting. Hvis du har kontroll på de fem første punktene, har du allerede kommet langt. I tillegg er det alltid bra å kvittere for deltakelsen, for eksempel ved å tilby å sende ut aktuelle resultater fra undersøkelsen. Alternativt kan du ganske enkelt sende brukeren videre til en relevant side som avslutning på besvarelsen.

 

Rambøll har over 30 års erfaring med alle slags undersøkelser og bearbeiding av data for store og små, lokale og internasjonale virksomheter, samt offentlige myndigheter.

Hvis du trenger mer kunnskap og inspirasjon, kan vi helt sikkert hjelpe deg. 

Kurs som forbedrer nytteverdien
Hvis du gjerne vil vite mer om hvordan du jobber med evalueringer og undersøkelser, er du velkommen til å delta på et av SurveyXacts kurs i bruk av spørreskjemaer og metode. Vi har kurs til både nybegynnere og erfarne målingsadministratorer, der vi ser på arbeidet før, under og etter din neste undersøkelse.

Les mer om våre kurs her

Vi bruker informasjonskapsler

Nettstedet bruker informasjonskapsler til å lagre innstillingene dine og generere statistikk. Denne informasjonen deles med tredjepart. Les mer her