Bruker- og tilgangsstyring i SurveyXact
I denne supportartikkelen beskriver vi hvordan bruker- og tilgangsstyringen i SurveyXact fungerer. Vi viser hvordan du som «Brukeradministrator» oppretter nye brukere og hvordan du tildeler brukere «organisasjonstilgang». Vi beskriver også hvordan man gir andre brukere «undersøkelsestilgang», altså tilgang til sine undersøkelser i SurveyXact.
Bruker- og tilgangsstyringen i SurveyXact er designet med hensyn til kravene i GDPR, og ivaretar presis styring av tilgang til personopplysninger.
Du kan lese mer om GDPR i SurveyXact her.
Tilgangsstyringen i SurveyXact sikrer at man enkelt kan tildele bestemte medarbeidere de nødvendige rettigheter, samtidig som bruksområdene skilles fra hverandre på en sikker måte. I tillegg logger systemet all aktivitet, slik at man til enhver tid kan se hvem som har trukket ut hvilke opplysninger, og når. Som standard har en bruker kun tilgang til de mapper og undersøkelser vedkommende selv har opprettet, og må aktivt gis tilgang til mapper/undersøkelser opprettet av andre brukere.
Tilgangsstyring skjer langs to akser – hvilke områder/undersøkelser en bruker skal ha tilgang til, og hvilke funksjonaliteter i systemet som er tilgjengelig for brukeren. Tilgangsstyringen gir dermed mulighet for nøyaktig styring av brukernes tilgang til ulike deler av systemet. Dette oppnås ved å dele administrasjon av brukerrettigheter i tre seksjoner; brukeradministrasjon, organisasjonsadministrasjon og undersøkelsestilgang- og rettigheter.
Brukeradministrasjon
Det er «brukeradministratoren» som styrer oppretting, redigering og sletting av brukere i organisasjonen. Brukeradministratoren har i utgangspunktet ikke tilgang til noen undersøkelser, med mindre en «organisasjonsleder» eller en «organisasjonsadministrator» har gitt vedkommende undersøkelsesrettigheter.
Brukere opprettes, redigeres og slettes i «Brukere»-mappen under «Brukere»-fanen i SurveyXact.
Klikk på «Opprett bruker» for å opprette en ny bruker.
Fyll deretter inn brukerens opplysninger. Brukernavn velges fritt av brukeradministrator, men det kan være en fordel å benytte e-postadresse som brukernavn.
Klikk på «OK» og brukeren vil automatisk motta en e-post med påloggingsdetaljer.
Organisasjonsadministrasjon
Når en bruker har blitt opprettet i SurveyXact må brukeren tildeles organisasjonstilgang i en av organisasjonens mapper. Vi skiller mellom tre ulike roller, som gir brukeren ulike rettigheter; «Organisasjonsleder», «organisasjonsadministrator» og «organisasjonsdeltaker».
Organisasjonsleder: «Organisasjonslederen» har det overordnede ansvaret for organisasjonen og dens undermapper. Organisasjonslederen har tilgang til alle undermapper og kan tildele alle brukere i organisasjonen tilgang til samtlige mapper og undersøkelser. Organisasjonslederen kan tildele andre brukere rollene «Organisasjonsadministrator» eller «Organisasjonsdeltaker» i mapper på underordnet nivå.
Organisasjonsadministrator: «Organisasjonsadministratoren» har mulighet til å opprette og administrere undermapper og undersøkelser under mappen vedkommende har blitt gitt tilgang til.
Organisasjonsdeltaker: «Organisasjonsdeltakeren» kan kun se mappen og eventuelle undersøkelser i mappen vedkommende har blitt gitt tilgang til, men vil ikke kunne opprette og administrere undermapper og undersøkelser.
For å gi en bruker organisasjonstilgang, klikk på «Brukere»-fanen og finn mappen brukeren skal gis tilgang til.
I dette eksemplet skal vi gi brukeren tilgang til mappen «HR». Klikk på knappen «Gi organisasjonstilgang» under mappen.
Du vil da få opp siden under, hvor du definerer følgende:
- Skriv inn brukernavnet til brukeren du ønsker å gi organisasjonstilgang under "Velg bruker(e)" og klikk på brukerikonet som dukker opp.
- Velg hvilken rolle/rettighet brukeren skal ha
- Velg ønsket utløpstidspunkt på tilgangen
- Klikk på «Gi organisasjonstilgang»
Bruken vil nå ha tilgang til den aktuelle mappen. Tilgangen vil være synlig under mappen, under "Brukere"-fanen:
Undersøkelsestilgang
Brukeren som oppretter en undersøkelse, får automatisk rollen «Undersøkelsesadministrator». Undersøkelsesadministratoren har det overordnede ansvaret for undersøkelsen og besitter alle undersøkelsesrettigheter. Ingen andre brukere vil ha tilgang til undersøkelsen med mindre de aktivt blir gitt tilgang av undersøkelsesadministratoren eller «organisasjonslederen».
Vi deler hovedsakelig undersøkelsesrettigheter inn i tre; «oppsett», «distribusjon» og «analysetillatelse». Undersøkelsesadministratoren velger hvilke av disse rettighetene andre brukere skal tildeles. På den måten kan undersøkelsesadministratoren eksempelvis kun gi tilgang til spørreskjemamodulen («oppsettrettigheter»), og ikke til respondentens besvarelser/dataen i undersøkelsen.
Oppsett: «Oppsettrettighet» gir brukeren tilgang til «Spørreskjema»-fanen i undersøkelsen. Brukeren vil dermed ha mulighet til å redigere spørreskjema, redigere layout og distribusjonskanaler.
Distribusjon: «Distribusjonsrettighet» gir brukeren tilgang til «Datainnsamling»-fanen i undersøkelsen. Brukeren vil dermed ha mulighet til å opprette og redigere respondenter, distribuere undersøkelsen, anonymisere data og håndtere returmeldinger.
Analysetillatelse: «Analysetillatelse» gir brukeren tilgang til «Analyse»-fanen i undersøkelsen. Brukeren vil dermed ha mulighet til å se og analysere resultatene, opprette rapporter, opprette beregnede variabler og eksportere data.
For å gi en annen bruker tilgang til din undersøkelse, gå inn under Brukere-fanen og finn undersøkelsen i mappen sin.
Klikk på undersøkelsen og velg «Gi undersøkelsestilgang».
Du vil da få opp siden under, hvor du definerer følgende:
- Skriv inn brukernavnet til brukeren du ønsker å gi undersøkelsestilgang under "Velg bruker(e)" og klikk på brukerikonet som dukker opp
- Velg hvilke rettigheter brukeren skal ha
- Velg ønsket utløpstidspunkt på tilgangen
- Klikk på «Gi undersøkelsestilgang»
Bruken vil nå ha tilgang til undersøkelsen. Tilgangen vil være synlig under undersøkelsen, under "Brukere"-fanen:
Se også videoguide her: