Distribusjon av undersøkelser
I denne supportartikkelen viser vi hvordan du kan distribuere undersøkelser i SurveyXact på forskjellige måter. De vanligste måtene er:
- Selvopprettelse via lenke, QR-kode eller kombinasjonskode
- Direkteinvitasjon via e-post
- Direkteinvitasjon via SMS
Lenke, QR-kode og kombinasjonskode ved selvopprettelse:
Man kan enkelt distribuere en undersøkelse ved å bruke en selvopprettelseslenke. Dette er en åpen generisk lenke, hvor det blir generert en besvarelse hver gang noen klikker på lenken. Du kan enten benytte en URL, QR-kode eller tall/bokstav-kombinasjonskode.
Distribusjonsmetoden benyttes gjerne hvis man ikke har direkte kontaktinformasjon til respondenten på forhånd.
Gå til Selvopprettelse via lenke i menyen til venstre. Trykk på Selvopprettelse og Slå selvopprettelse på:
Velg mellom å benytte en lenke, en QR-kode eller en tall/bokstav-kombinasjonskode:
Lenken eller koden kan kopieres eller lastes ned. Test den gjerne, slik at du er sikker på at den er klar til bruk.
Se også videoguide her:
Direkteinvitasjon via e-post eller SMS
Nedenfor viser vi trinnene for å sende direkteinvitasjon til respondentene sine via e-post eller SMS.
Trinnene består av:
- Aktivere distribusjonskanaler
- Opprette respondenter
- Lage distribusjons- og påminnelsesmelding
- Utsendelse
Aktivere distribusjonskanaler
Hvis du har kontaktinformasjonen til respondentene kan du sende disse en direkteinvitasjon via e-post eller SMS. Som standard er e-post aktivert som en distribusjonskanal, men du kan også tilføye flere kanaler. Disse kanalene kan redigeres i fanen Datainnsamling. Se Distribusjonskanaler i det høyre sidepanelet:
Under Legg til kan du legge til nye kanaler, enten: papir, brevfletting eller SMS. Under Aktiv kan du se hvilke kanaler som er aktive, samt fjerne kanaler.
Når man har lagt til riktig distribusjonskanal, er det klart for å importere respondenter – manuelt eller via import.
Opprette respondenter manuelt eller ved import
Før du kan sende direkteinvitasjoner til respondenter, må respondentens e-postadresser eller mobilnumre lastes inn i systemet. Det kan du gjøre ved å importere kontaktinformasjon via et Excel-ark. Under Import av bakgrunnsopplysninger i denne artikkelen kan du lese om hvordan man importerer respondenter via Excel. Her kan du også lese om hvordan du kan importere flere bakgrunnsopplysninger om respondenten enn e-post/mobilnummer.
Du kan alternativt opprette respondenter enkeltvis. Stå i fanen Datainnsamling, klikk Opprett og Opprett ny respondent:
Lage distribusjonsmelding
Dersom man skal sende ut invitasjon til undersøkelsen på e-post eller SMS til respondentene, må man starte med å formulere en distribusjonsmelding, altså e-posten/SMS'en som inviterer respondenten til å delta i undersøkelsen. Skal man senere sende en påminnelsesmelding må malen for påminnelse også lages.
Stå i fanen Datainnsamling. Trykk på Distribusjon, E-postmaler/SMS-maler og Distribusjonsmelding/Påminnelsesmelding.
For e-post:
- Skriv en valgfri avsender i avsenderfeltet.
- Skriv en valgfri, sammenhengende tekst i feltet for avsenders e-post (prefiks), uten spesialtegn eller store bokstaver.
- Skriv et emne i emnefeltet.
- Skriv selve innholdet i e-posten.
- Plasser lenken til undersøkelsen (%MorpheusMailLink%) der du mener den passer seg. Trykk på «OK» for å lagre.
For SMS:
- Skriv en avsender i avsenderfeltet.
- Skriv innholdet i SMS'en.
- Plasser lenken til undersøkelsen (%MorpheusMailLink%) der du mener den passer seg. Trykk på «OK» for å lagre.
Tips: Hvis du har bakgrunnsopplysninger på respondenten, kan disse flettes inn i meldingen. Bare trykk på variabelen du ønsker å flette inn under Sett inn.
Påminnelse: Dersom man også vil sende ut en påminnelse til de som ikke har gjennomført undersøkelsen, må i tillegg en påminnelsesmelding formuleres. Dette gjøres på samme måte som ved opprettelse av distribusjonsmelding bortsett fra at man velger å redigere Påminnelsesmelding under Distribusjon og E-postmaler/SMS-maler. Påminnelsesmeldingen vil kun sendes til de respondentene som ikke har gjennomført undersøkelsen.
Tips: Ønsker du å kopiere det samme som står i distribusjonsmeldingen til påminnelsesmeldingen? Da kan du klikke på de tre prikkene ved siden av Kopiere fra nederst i meldingen:
Utsendelse
Når du benytter elektroniske direkteinvitasjoner, har du to muligheter for utsendelse: manuell utsendelse eller utsendelse via tidsplan.
Manuell utsendelse
Marker de respondentene du ønsker å sende ut til en og en, eller marker et utvalg under Velg og Velg respondenter. Trykk deretter på Distribusjon, Send e-post/Send SMS, Distribusjonsmelding og send distribusjonsmeldingen.
Utsendelse via tidsplan
Med en tidsplan kan du på forhånd bestemme når en distribusjonsmelding og påminnelsesmelding skal sendes ut. Du kan også på forhånd bestemme når skjemaet skal stenges for besvarelser. Hvis ikke du setter opp en tidsplan må du sende ut undersøkelsen manuelt.
I fanen Datainnsamling kan du lage en tidsplan i panelet til høyre. Under Tidsplan for datainnsamling kan du klikke Rediger tidsplan for å lage en tidsplan.
Gi tidsplanen et navn, og legg deretter inn dato og tidspunkt for de forskjellige utsendelsene:
Under Tidsplan for datainnsamling og Datainnsamling deaktiveres, kan du sette en dato for stengning av skjemaet. Sett en dato og klokkeslett og rediger deretter avslutningsdokumentet som vises hvis en respondent klikker på lenken til det stengte skjemaet:
Se også videoguide her: