Best practice for lønnsundersøkelser

Mange fagforeninger gjennomfører hvert år en lønnsundersøkelse blant medlemmene sine. Medlemmene kan bruke den som rettesnor i forhandlinger for å sikre at de får rettferdig betalt for arbeidet og kompetansen sin.

Og det er nettopp disse lønnsstatistikkene denne artikkelen handler om – for hvordan lager man dem med best mulig kvalitet? Og hvordan sikrer man en høy svarprosent?

Det gir vi deg svaret på her.

Mange store fagforeninger gjennomfører lønnsundersøkelser for medlemmene sine, og for mange av fagforeningene er lønnsstatistikken en av de mest populære og verdifulle medlemstjenestene.

Lønnsundersøkelser er nemlig et nøkkelverktøy som hjelper arbeidsgivere og arbeidstakere med å forstå lønnsutviklingen og sammenligne lønnsnivået på tvers av bransjer, regioner og stillingstitler.

Fagforeningen IDA er et godt eksempel på hvordan lønnsundersøkelser kan gi reell verdi for både organisasjoner og medlemmene deres. Med en målrettet tilnærming har IDA klart å oppnå en svarprosent på opptil 45 % i lønnsundersøkelsene sine i Surveyxact. Dette tallet er et godt stykke høyere enn gjennomsnittet for andre lønnsundersøkelser, og vitner om IDAs evne til å engasjere og motivere medlemmene til å delta aktivt i undersøkelsene.

Sjefanalytiker Finn Tidemand i IDA forklarer at lønnsstatistikken for medlemmene har vært en integrert del av IDAs arbeid i nesten 70 år. Lønnsstatistikken spiller en viktig rolle i arbeidet med å tiltrekke seg nye medlemmer.

La oss nå se nærmere på noen av de sentrale strategiene og tiltakene IDA har tatt i bruk for å forbedre svarprosenten og dermed heve kvaliteten på lønnsundersøkelsene sine. 

Du kan ikke bare sende en e-post med en lenke til spørreundersøkelsen din og forvente at folk svarer. Nøkkelen til en høy svarprosent er faktisk å ta initiativ flere uker før undersøkelsen starter, og aktivt vekke deltakernes interesse for lønnsstatistikken over en periode.

Helt konkret har IDA gjennomført en informasjonskampanje som en del av strategien sin. For IDA er oppvarmingen av deltakerne nemlig helt avgjørende for å skape interesse og engasjement blant medlemmene.

Gjennom en rekke nyhetsbrev og artikler på nettsiden og i medlemsbladet Ingeniøren formidler IDA budskapet om den kommende lønnsundersøkelsen og om lønnsstatistikken generelt. Den proaktive kommunikasjonen skaper forventning og motivasjon blant medlemmene til å delta i undersøkelsen.

Ifølge Finn Tidemand i IDA har rundt 70 % av deltakerne som svarte på lønnsundersøkelsen året før, også svart igjen. Det tyder på at deltakerne kjenner igjen og setter pris på undersøkelsen som en årlig begivenhet som er verdt å delta i.

En sentral del av IDAs strategi er å sikre at medlemmenes opplysninger er korrekte og oppdaterte før spørreskjemaet sendes ut.

Gjennom informasjonskampanjen oppfordrer IDA medlemmene til å oppdatere personopplysningene sine, som arbeidssted og ansettelsestype, før spørreskjemaet sendes ut. Det gir IDA en fordel fordi de har relevante data på forhånd, og det gjør det mulig å sende ut undersøkelsen mer presist og differensiert.

De kan for eksempel skreddersy undersøkelser for privat og offentlig ansatte, noe som gir mer presise og målrettede resultater. Ved å sikre at deltakerne fyller ut spørreskjemaer som er direkte relevante for ansettelsesforholdet deres, øker IDA sjansene for høyere svarprosent.

Medlemmene ser formålet med undersøkelsen i lys av sitt eget arbeid og er derfor mer tilbøyelige til å delta aktivt.

I en hverdag full av e-poster, oppgaver og frister er det ikke uvanlig at én enkelt e-post om en lønnsundersøkelse raskt blir nedprioritert eller forsvinner i mengden. Derfor er det viktig å sende gjentatte påminnelser.

IDA kjenner utfordringen med å fange deltakernes oppmerksomhet i en travel hverdag, og sender derfor påminnelser både på e-post og SMS over en periode på en måned. Det bidrar til å holde på deltakernes oppmerksomhet og øker bevisstheten om hvor viktig det er å delta i lønnsundersøkelsen.

De gjentatte påminnelsene øker sjansen for at deltakerne reagerer og deltar i lønnsundersøkelsen, noe som til syvende og sist gir høyere svarprosent og mer pålitelige data.

Når IDA planlegger lønnsundersøkelsen, tilpasser de den til deltakernes tidsbegrensninger og preferanser.

Derfor deler IDA lønnsundersøkelsen inn i to deler: en need-to-know-del og en nice-to-know-del.

I den obligatoriske need-to-know-delen blir deltakerne bedt om å svare på spørsmål om lønn og ansettelsesvilkår. Dette er den avgjørende informasjonen IDA må samle inn fra alle deltakerne for å kunne utarbeide de ulike lønnsstatistikkproduktene sine. Denne delen sikrer at selv deltakere med begrenset tid kan bidra med de viktigste opplysningene.

I nice-to-know-delen blir deltakerne bedt om å svare på flere spørsmål, for eksempel om holdningen sin til hjemmekontor eller andre temaer. Dette gir deltakere som ønsker å bruke mer tid, mulighet til å gi dypere innsikt og flere perspektiver.

Den differensierte tilnærmingen sikrer at både de med en travel hverdag og de som ønsker å engasjere seg mer, føler seg inkludert og fornøyde med undersøkelsen.

Når man lager statistikk, er det nødvendig å oppnå god datakvalitet med så få feil som mulig.

Feil kan for eksempel oppstå hvis deltakerne ved en feil skriver inn årslønnen i stedet for månedslønnen. I slike tilfeller legger IDA inn vennlige påminnelser og oppklarende spørsmål i spørreskjemaet som hjelper deltakerne med å sikre at svarene er nøyaktige.

En annen måte IDA styrker datakvaliteten på, er ved å vise besvarelser fra tidligere undersøkelser. Dette gir deltakerne mulighet til å sammenligne og validere sine egne svar, samtidig som de blir minnet på opplysninger de har registrert tidligere.

Uten medlemmenes velvilje til å dele lønnsopplysningene sine ville det ikke finnes noen lønnsstatistikk. For å vise takknemlighet overfor medlemmene som har svart på undersøkelsen, ønsker IDA derfor å gi noe tilbake til dem som har deltatt.

Etter at deltakerne har svart på spørreskjemaet, får de en e-post med en personlig lønnssjekk. Lønnssjekken gir dem innsikt i sitt nåværende lønnsnivå og hvor de ligger sammenlignet med andre i samme bransje, stillingstype, ansiennitet osv.

Ved å gi medlemmene direkte og nyttig informasjon om lønnen sin som en takk, styrker IDA relasjonen til medlemmene. Dette skaper en positiv sirkel av deltakelse og samarbeid som kommer både medlemmene og IDA som helhet til gode.