Hva inneholder den gode rapporten?

Resultatene fra spørreundersøkelsen din er klare. Nå skal de gjøres om til mer enn rå data.

Resultatene skal ut i livet.

Men først skal dataene en tur gjennom analysemaskinen og gjøres om til en rapport som både er lett å forstå, og som det samtidig kan handles på.

I Surveyxact har du tilgang til gode tekniske analyse- og rapporteringsmuligheter.

Men hvordan kan du bruke funksjonaliteten til å utarbeide gode og innsiktsfulle rapporter?

Her får du våre grunnleggende prinsipper for rapportutforming.

Før du går i gang med å lage en rapport, er det lurt å tenke grundig over hvem som skal lese og bruke rapporten, og hva de skal bruke den til.

En undersøkelse starter ofte med at det er behov for å kartlegge noen områder. Hvordan en rapport skal utformes, og hva den bør inneholde, avhenger av svarene på disse tre spørsmålene:

Hvem skal lese og bruke rapporten?

Er mottakeren enkeltpersoner eller en større gruppe, og er det ledelsen eller medarbeiderne?

Hvis det er snakk om få brukere som du kjenner godt, er det ofte lettere å lage en skarp rapport enn hvis det er mange brukere, der du må ta hensyn til at alle skal kunne forstå den.

Hva skal de bruke rapporten til?

Brukerne skal selvfølgelig lese rapporten for å få mer innsikt. Men vi vil gjerne gå et skritt videre.

Skal den for eksempel brukes til strategisk innsikt, som et verktøy for å ta strategiske beslutninger, eller skal rapporten fungere som et oppslagsverk?

Hva er kompetansen deres?

Er brukerne vant til å jobbe med resultater fra spørreundersøkelser, eller er det nytt for dem? Kan de litt statistikk, eller må det meste forklares fra bunnen av? Og hvor godt kjenner de til emnet undersøkelsen handler om?

Hvis brukerne allerede vet en del om emnet, trenger ikke rapporten å inneholde like mye bakgrunn som hvis emnet er ukjent for brukeren.

Når du har funnet ut hva rapporten skal brukes til, hvem som skal bruke den, og hva de vet om emnet på forhånd, er du klar til å ta på deg mottakernes briller og lage rapporten ut fra hva som passer best for dem.

Et spørsmål som ofte blir stilt tidlig i en rapporteringsfase, er hvilket format man skal vise resultatene i.

I Surveyxact finnes det overordnet to ulike formater for rapportering: den klassiske rapporten og et såkalt dashbord.

Rent teknisk fungerer disse to formatene relativt likt.

De kan inneholde mange av de samme elementene, og de vil alltid hente oppdaterte data fra målingen. I mange tilfeller er det litt en smakssak hvilket format som passer best, men siden det er forskjeller i funksjonalitet og brukergrensesnitt, har vi noen prinsipper som er gode å ta utgangspunkt i.

Er rapporten din svært detaljert?

Da kan den fort bli tung lesning.

For hvis dere presenterer for mye data i rapporten, får leseren vanskelig for å orientere seg og finne de viktige og spennende resultatene. Resultater og funn fra spørreundersøkelser kan ofte presenteres på mange ulike måter med ulik detaljeringsgrad.

Det finnes en rekke måter å presentere et resultat på, men et viktig spørsmål er: hvor detaljert bør det være?

Et resultat skal ikke presenteres altfor detaljert, men skal likevel inneholde nok detaljer til at vi kan forstå betydningen av for eksempel en figur eller analyse. Det er altså litt av en balansegang å finne detaljeringsgraden for det emnet vi skal presentere i rapporten.

I noen sammenhenger er "jo mer, jo bedre" sant. Men når det gjelder rapporter som er laget på bakgrunn av en spørreundersøkelse, er det ikke tilfellet. Jo enklere du kan formidle resultatene, jo lettere er det å få budskapet frem. Men som alltid avhenger det av leseren og formålet.

Hvordan skal du formidle resultater fra spørsmål som tar utgangspunkt i en svarskala?

For eksempel en 5-punktsskala fra helt enig til helt uenig, svært fornøyd til svært misfornøyd, svært viktig til ikke viktig osv.

Hvis man viser prosentandelene for alle fem svarkategoriene, kalles det å vise en frekvensfordeling. Hvis man i stedet koker det ned til et gjennomsnitt, reduserer du antallet tall fra 5 til 1. Det samme gjelder hvis du viser det som en indeks på 0-100 eller bare andelen som svarer for eksempel 4 og 5 (typisk de to mest positive svarmulighetene).

Hva som er mest hensiktsmessig å vise, avhenger av leseren og formålet.

En tommelfingerregel er at hvis du skal presentere forskjeller mellom flere grupper, bør du generelt redusere detaljeringsgraden.

Poenget med nedbrytning er å avdekke forskjeller og mønstre på tvers av grupper av respondenter. På den måten får du lettere øye på disse forskjellene og mønstrene.

GDPR-reglene sier at de dataene vi behandler om de registrerte (respondentene), skal være absolutt nødvendige for å oppfylle formålet med undersøkelsen. Unngå "nice to know", og hold deg til "need to know".

Med andre ord: vi bør bare samle inn og presentere data som vi har bruk for. Begrens derfor rapporteringen din til de dataene som er nødvendige.

En rapport som ser profesjonell og strukturert ut, virker troverdig.

Hvilken struktur og rekkefølge som er mest hensiktsmessig, avhenger av hva rapporten skal brukes til:

• Strategisk innsikt
• Verktøy for å ta strategiske beslutninger
• Oppslagsverk
• Følger spørreskjemaet en modell eller ikke?
• Hva bør være i selve rapporten, og hva kan ligge som vedlegg?

I Surveyxact finnes det nyttige verktøy som hjelper deg med å skape en god struktur, blant annet innholdsfortegnelse, overskrifter, sidetall og sideskift.

Innta et visuelt tankesett. Hjernen vår oppfatter bilder og figurer før og raskere enn tekst.

Vær oppmerksom på:

• Vi leser fra venstre mot høyre og fra toppen og ned
• Vær konsekvent gjennom hele rapporten
• Skrifttype og skriftstørrelse
• Plassering av elementer
• Fargebruk
• Vurder hver enkelt figur, side og rapport/dashbord ut fra lesbarhet