Highlights
Hvorfor tre databehandleravtaler hos ulike leverandører skapte utrygghet og ekstra administrativt arbeid for Skive College.
Hvordan skolens tre årlige målinger – elevtrivsel, samarbeidsbedriftenes tilfredshet og undervisningsmiljø – samlet på én plattform gjør det mulig å klare seg med én databehandleravtale.
Hvorfor ensartede rapporter i samme format har gjort det enklere å forstå og presentere data på tvers av organisasjonen.
Hvordan muligheten til selv å tilpasse grafer og layout har gjort rapportene til "skolens egne", ifølge Kathrine Krogh Pedersen, personlig assistent for direktøren ved Skive College.
Hvorfor tilgjengelig og menneskelig support har gitt trygghet og eierskap i overgangen til å jobbe med dataene selv.
Skive College gikk fra et komplekst datasamarbeid til én samlet løsning med Surveyxact.
Du kjenner det kanskje igjen.
Dere gjennomfører spørreundersøkelser og målinger på flere ulike områder og har i tillegg flere leverandører av surveyverktøy til å samle inn data og lage rapportene deres. Det betyr både ekstra kostnader, ulike typer rapporter og flere databehandleravtaler.
Når dataene er spredt hos flere leverandører, kan det skape utrygghet – men det kan også være en ganske stor hemsko i det administrative arbeidet.
Slik var det for Skive College.
”Med tre databehandleravtaler var alle dataene våre spredt, og det kompliserte både det administrative arbeidet og oversikten over undersøkelsene våre.”
– Kathrine Krogh Pedersen, personlig assistent for direktøren, Skive College
Data hos flere leverandører ble en administrativ utfordring
Skive College er en dansk utdanningsinstitusjon som hvert år gjennomfører tre faste målinger: en undersøkelse av elevenes trivsel, en undersøkelse av hvor fornøyde skolens samarbeidsbedrifter er, og en lovpålagt kartlegging av undervisningsmiljøet.
Spoler vi tiden ett år tilbake, var alle målingene spredt på tre ulike leverandører, som gjennomførte og behandlet opplysningene fra undersøkelsene og satte opp rapporter.
Alle dataene sirkulerte mellom ulike systemer, noe som kompliserte både arbeidsprosesser og oversikt. Samtidig måtte skolen forholde seg til hele tre databehandleravtaler, og det måtte betales oppstartsgebyr hos hver leverandør.
Skive College ønsket derfor en enklere prosess og bedre oversikt over dataene sine – og det fant de med Surveyxact.
Når ett system forenkler hele prosessen
I Surveyxact samler Skive College alle de tre målingene sine på én plattform. Det betyr også at de kan klare seg med én databehandleravtale, siden alle dataene samles inn og behandles på samme sted.
Med Surveyxact kan Skive College nå:
- klare seg med én databehandleravtale
- samle alle dataene på ett sted
- unngå unødvendige gebyrer
- levere rapporter i samme format som er enkle å forstå
- sikre en enklere og mer oversiktlig administrasjon
Alt dette bidrar til en tryggere og smidigere prosess når den årlige trivselsundersøkelsen skal gjennomføres – og når dataene skal omsettes til konkrete tiltak.
Rapportene har blitt skolens egne
At målingene var fordelt på flere leverandører, betydde også rapportformater og layouter i mange varianter, noe som gjorde det vanskeligere å presentere rapportene på tvers av organisasjonen.
Men etter å ha fått Surveyxact som en samlet løsning sier Kathrine Krogh Pedersen:
”Vi har fått veldig mye ros for at rapportene våre er enkle å forstå og fremstår svært oversiktlige. Og det er jo nettopp fordi vi kan gjøre dem til våre egne og blant annet legge til de grafene som gir mening for oss.”
– Kathrine Krogh Pedersen, PA, Skive College
Menneskelig support gjør forskjellen
Surveyxact har ikke bare vært en teknisk løsning for Skive College – det har også vært et samarbeid basert på trygghet og faglig støtte.
“Det har vært en stor trygghet at jeg alltid kunne ringe – særlig da jeg satt med det for første gang, etter at vi tidligere hadde satt det ut til eksterne leverandører. Jeg har fått hjelp når jeg har trengt det.”
– Kathrine Krogh Pedersen, PA, Skive College
Eierskap og innsikt
Å jobbe med dataene selv har gitt både eierskap og innsikt. Kathrine kjenner Skive Colleges data mye bedre nå, og det gjør det også enklere å oppnå innsikt av høy kvalitet.
Samtidig har opplevelsen av å få hjelp når behovet oppsto, gitt ro i prosessen og styrket følelsen av ikke å stå alene med oppgaven.
Samarbeidet med Rambøll har gjort det mulig for Skive College å samle alt på ett sted og komme nærmere sine egne data, og samtidig har de følt seg godt faglig støttet når de har trengt hjelp underveis.
